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Digitale Buchführung- Was beachten?

Viele Menschen verbinden mit der Buchhaltung gefüllte Aktenschränke, dicke Ordner und viel Papierkram. Wer dies nicht möchte, kann auf eine digitale Buchführung umsteigen. Werden dabei einige Regeln beachtet, hat dies nicht nur für einen Unternehmer, sondern auch für den Steuerberater Vorteile.

Was steckt hinter digitaler Buchführung?

Im Groben steht digitale Buchführung für die Digitalisierung des Rechnungswesens (intern und extern) und der Buchhaltung (Finanzbuchhaltung und Lohnbuchhaltung). Bei der Digitalisierung werden sogar die Belege abfotografiert oder eingescannt und digital gespeichert, falls diese nicht schon digital geschickt werden.

Später werden die Belege elektronisch an den Steuerberater übermittelt. Dabei helfen Programme wie DATEV Unternehmen online. Hier müssen die Belege nur hochgeladen werden, um vom Steuerberater einsehbar zu sein.

Außerdem werden Rechnungen digital versendet. Selbst hierbei hilft DATEV Unternehmen online. In diesem Programm werden nicht einzig Belege hinterlegt. Auch Kundendaten und die Bankverbindung können gespeichert werden. Das macht eine direkte Verknüpfung der Rechnung mit der Kundschaft möglich. Weiterhin werden ausstehende Zahlungen angezeigt.

Genauso kann die Führung des Kassenbuches digitalisiert werden. Damit wird Zeit gespart und es geschieht eine rechtliche konforme Führung.

Zusätzlich zur Digitalisierung der Finanz- und Lohnbuchhaltung wird auch die Personalakte digital. Alle wichtigen Papiere werden dafür gescannt, hochgeladen und sind dem Steuerberater zugänglich.

Später lädt der Steuerberater seine Auswertung ebenso hoch. Diese kann der Unternehmer einsehen und abspeichern.

Digitale Buchführung und Rechtliches:

Bei der digitalen Buchhaltung sind alle Belege und Dokumente für 10 Jahre sicher aufzubewahren. Manche Programme speichern beides 10 Jahre ab. Zudem muss jederzeit ein Zugang zu den Daten möglich sein. Wurden Papierbelege digitalisiert, dürfen für ihre Vernichtung keine Rechtsvorschriften des Aufbewahrens bezüglich des Originalbelegs vorliegen. Zudem müssen Original und Scan komplett bildlich gleich sein.

Was ist GoBD?

GoBD beschreibt die Richtlinien der ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Dokumenten in elektronischer Form und zum Datenzugriff vor. In der GoBD sind Mindestanforderungen mit regelmäßiger Anpassung an Systeme, Prozesse, das interne Kontrollsystem, Datensicherheit und Verfahrensdokumentation enthalten. Bei der digitalen Buchhaltung ist die GoBD-Einhaltung Pflicht.

Verfahren dokumentieren:

Laut Gesetz muss der Buchhaltungsprozess nachvollziehbar dokumentiert wurden sein. Darunter fällt:

-der Erhalt der Belege,

-die nachvollziehbare Digitalisierung und Verarbeitung

-die Aufbewahrung,

-Nennung aller verwendeten Datenverarbeitungsprogramme.

Das Ziel ist eine Sicherstellung der Ordnung, Vollständigkeit und Unveränderbarkeit der Beläge.

Die Software:

Viele Steuerberater setzen bei der digitalen Buchhaltung auf DATEV Unternehmen online. Andere Buchführungssoftwares sind ebenso möglich. Die Belege werden hier hochgeladen und bearbeitet. Zudem besitzen viele Softwares eine Schnittstelle zu DATEV Unternehmen online. Damit kann eine einfache Überführung vollzogen werden und der Steuerberater die Dokumente einsehen.

Digitale Buchführung warum?

Anfangs ist eine Umstellung von Papierbuchhaltung zur digitalen Version schwer. Auf Dauer hat Letzteres aber mehr Vorteile. Die digitale Buchhaltung:

-spart Kosten, denn Ordner, Drucker, Verwaltungsräume und Verwaltungspersonal werden weniger benötigt.

-spart Zeit, denn Belege sind mit wenigen Klicks gefunden. Ein aufwendiges Sortieren entfällt.

-sorgt für einfachen Datentransport, denn die Daten sind digital schnell und ohne Ortsabhängigkeit übertragen.

-bietet einen uneingeschränkten Zugriff. Unternehmer und Steuerberater können immer auf die Dokumente zugreifen. Das geschieht über einen eigenen Account.

-bringt Sicherheit:

Einige Programme garantieren eine revisionssichere Archivierung von 10 Jahren. Digitale Daten können zudem nicht bei einem Einbruch gestohlen werden oder verbrennen.

-bietet eine leistungsstarke Firmenführung. Aktuelle Steuerberatungs-Auswertungen und Zwischenstände können immer eingesehen werden. Somit ist es möglich, Unternehmensvorgehen an die Zahlen anzupassen.

-sorgt für Transparenz. Das Miteinander zwischen Steuerberater und Unternehmer wird besser. Ähnlich ist es bei Kunden und Lieferanten.

-ist individuell. Verschiedene Softwares und Programme lassen sich kombinieren.

Fazit:

Die Digitalisierung der Buchhaltung macht diese schneller und günstiger. Dabei gibt es eine große Programmauswahl. Mit der entsprechenden Schnittstelle können verschiedene Buchhaltungssoftwares kombiniert werden, was die Arbeit von Unternehmern und Steuerberater vereinfacht.

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